RADARBONANG.ID — Mengolah data dalam jumlah besar di Microsoft Excel tidak selalu harus dilakukan dengan rumus yang panjang dan berulang.
Salah satu fitur yang bisa membantu pekerjaan tersebut adalah PivotTable, terutama ketika pengguna perlu merangkum ratusan hingga ribuan baris data dalam waktu singkat.
PivotTable memungkinkan data mentah diubah menjadi laporan yang lebih sederhana dan mudah dibaca.
Pengguna bisa memanfaatkannya untuk mengetahui total penjualan, menghitung jumlah transaksi, mencari nilai rata-rata, sampai membandingkan data berdasarkan kategori tertentu.
Bagi pengguna yang belum pernah mencobanya, tampilan PivotTable memang bisa terlihat membingungkan.
Namun, setelah memahami fungsi dasar setiap bagian, fitur ini justru dapat mempercepat pekerjaan pengolahan data.
Baca Juga: The Early Spring Jadi Drama China yang Ramai Dibicarakan, Masuk Top 10 Netflix dan Tembus 10 Ribu He
Data Harus Rapi Sebelum Dibuat PivotTable
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah kondisi data awal.
Excel akan lebih mudah membaca data apabila tabel tersusun secara konsisten dan tidak memiliki bagian yang berantakan.
Setiap kolom sebaiknya memiliki header atau nama yang jelas.
Dalam tabel penjualan, misalnya, pengguna dapat membuat kolom Tanggal, Nama Produk, Kategori, Wilayah, Jumlah, dan Total Penjualan.
Hindari pula baris kosong yang berada di tengah-tengah tabel.
Baris tersebut berpotensi membuat Excel tidak mengenali seluruh data sebagai satu kesatuan ketika pengguna membuat PivotTable.
Setelah tabel siap, blok seluruh data yang ingin dianalisis. Kemudian pilih menu Insert dan klik PivotTable.
Excel akan menampilkan pilihan lokasi untuk meletakkan PivotTable.
Pengguna bisa membuatnya pada worksheet baru agar tampilan lebih rapi.
Pilihan lainnya adalah menempatkannya pada lembar kerja yang sudah tersedia.
Pahami Empat Bagian Utama PivotTable
Setelah PivotTable dibuat, pengguna akan menemukan beberapa bagian yang menjadi inti pengoperasiannya.
Empat bagian yang paling penting adalah Rows, Columns, Values, dan Filters.
Rows berfungsi menentukan informasi yang ingin ditampilkan secara vertikal.
Jika ingin melihat daftar produk beserta hasil penjualannya, misalnya, kolom Nama Produk dapat ditempatkan pada bagian Rows.
Sementara itu, Columns berguna ketika pengguna ingin membuat perbandingan berdasarkan kategori tertentu.
Data tersebut bisa digunakan untuk membandingkan penjualan berdasarkan wilayah, bulan, atau kelompok lainnya.
Bagian Values digunakan untuk melakukan perhitungan.
Di sinilah pengguna dapat menentukan apakah data ingin dijumlahkan, dihitung jumlahnya, atau dicari nilai rata-ratanya.
Ada juga Filters yang berguna untuk menyaring data.
Dengan fitur ini, pengguna dapat menampilkan informasi tertentu tanpa harus menghapus data lainnya dari tabel utama.
Satu Tabel Bisa Menghasilkan Banyak Informasi
Salah satu kelebihan PivotTable adalah kemampuannya mengolah satu sumber data menjadi berbagai bentuk informasi.
Pengguna tidak perlu membuat tabel baru setiap kali ingin melihat sudut pandang yang berbeda.
Dari tabel penjualan yang sama, misalnya, pengguna bisa melihat produk dengan penjualan paling tinggi.
Data tersebut juga dapat digunakan untuk mengetahui wilayah dengan jumlah transaksi terbanyak atau membandingkan hasil penjualan dari satu bulan ke bulan berikutnya.
Caranya cukup dengan mengubah posisi field pada bagian Rows, Columns, Values, maupun Filters.
Karena fleksibel, PivotTable dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan pekerjaan.
Fitur ini tidak hanya berguna bagi bagian administrasi.
Pengguna yang bekerja di bidang keuangan, pemasaran, penjualan, hingga penyusunan laporan juga bisa memanfaatkannya untuk membaca data dengan lebih cepat.
Baca Juga: Ario Soejono, Putra Tulungagung yang Jadi Orang Indonesia Pertama dan Satu-satunya Menteri di Beland
PivotTable Bukan Pengganti Data Asli
Meski dapat membuat pengolahan data menjadi lebih praktis, PivotTable tetap bukan pengganti data utama.
Fitur tersebut bekerja dengan cara mengambil dan merangkum informasi dari sumber data yang sudah tersedia.
Karena itu, kualitas data awal tetap menjadi hal penting.
Jika terdapat data yang salah, kolom tidak konsisten, atau tabel tidak tersusun dengan baik, hasil rangkuman PivotTable juga bisa ikut bermasalah.
Pengguna sebaiknya memastikan data sudah diperiksa sebelum membuat laporan.
Header perlu dibuat konsisten, data kosong perlu diperhatikan, dan setiap informasi harus ditempatkan pada kolom yang sesuai.
Bagi pengguna Excel yang masih terbiasa menghitung laporan secara manual, mempelajari PivotTable bisa menjadi salah satu keterampilan yang cukup berguna.
Dengan memahami cara kerja dasarnya, data yang terdiri dari ratusan bahkan ribuan baris dapat diringkas menjadi informasi yang lebih mudah dibaca dan dianalisis.
Editor : Muhammad Azlan SyahSumber : Radar Bonang